Por qué es importante planificar la llegada de un nuevo miembro al equipo

Cuando se detecta la necesidad de contratar a una persona son muchos los procesos que, formal o informalmente, se disparan en la empresa. A menudo se dedican grandes esfuerzos al proceso de selección, considerando de vital importancia fichar a quien mejor cumple con los requisitos del puesto y el resto de condicionantes (económicos y de otro tipo). Sin embargo, no siempre se valora suficientemente el proceso de incorporación, es decir, la planificación de lo que ocurre inmediatamente después de contratar a un empleado.

Todo el mundo recuerda su primer día de trabajo. Para bien o para mal, las primeras impresiones tienen un impacto elevado y se retienen para siempre. Por muchas semanas, meses, años que transcurran, la imagen que se tiene de la empresa, el equipo, el director del proyecto, etc., permanece fuertemente condicionada por su papel en aquellos primeros momentos. Por tanto, parece conveniente estar preparados para recibir a un nuevo miembro del equipo, y esto no ocurrirá hasta que se le conceda al proceso de incorporación la importancia y el formalismo que merece. Por ejemplo, desarrollando lo que podría denominarse plan de incorporación de personal. Algunos de sus beneficios son los siguientes:

  • Proteger y mejorar la imagen de la empresa, el equipo y el proyecto.
  • Evitar consecuencias negativas a largo plazo.
  • Contribuir a la retención de personal.
  • Minimizar el tiempo de aprendizaje.
  • Favorecer la adaptación a la cultura local.
  • Crear un primer vínculo con el empleado, que es importante y merece esa dedicación.

Cómo debe elaborarse un plan de incorporación de personal depende de la empresa, el equipo y el proyecto. En algunas organizaciones el departamento de recursos humanos cuenta con un plan y, con mayor o menor detalle, lo pone en práctica con cada incorporación. Estas actuaciones suelen incluir explicaciones sobre el funcionamiento general de la empresa, la cultura de la organización, los espacios comunes, algunas presentaciones informales y otras cuestiones transversales. Aunque esto pueda ahorrar esfuerzo al director de proyecto, cada equipo de trabajo acaba desarrollando con el tiempo su propia cultura local, por lo que es indispensable elaborar un plan de incorporación a nivel de equipo y proyecto, algo que en muchas ocasiones no se contempla. Es por ello que se puede estudiar cómo elaborar el plan y cómo documentarlo (sistemas de información, procesadores de texto, hojas de cálculo, correo electrónico, papel…), pero no se trata de un asunto crítico: lo fundamental es, como casi siempre, tener un plan y aplicarlo con rigor.

Aprender a delegar (II): 5 cosas que debes asumir cuanto antes

La delegación está en la base del trabajo en equipo y los grandes proyectos: es una herramienta útil para involucrar y motivar a otros miembros del equipo, y también es la única forma conocida de comprar tiempo. Un buen gestor debe interiorizar, asumir cuanto antes cinco cosas totalmente necesarias a la hora de delegar eficientemente

  1. Ser humilde. Hay que aceptar que uno no puede hacerlo todo, aunque sepa, y probablemente tampoco sabrá de todo. Además, en muchas ocasiones  no se trata de no estar preparado para resolver una tarea, sino de reconocer que otra persona lo puede hacer más eficientemente. Empeñarse en acometer tareas que otros realizarían mejor o en menos tiempo es a menudo una irresponsabilidad.
  2. Renunciar a algo. Quien delega debe asumir que las tareas no serán implementadas tal cual lo imaginó o del mismo modo en que lo hubiera hecho él. Dar libertad a alguien significa reconocer que siempre hay una pérdida de control o precisión, un pequeño desacuerdo. La tarea de quien delega es sentar las bases para que esa diferencia sea aceptable.
  3. Repartir bien el trabajo. En lo posible, no se debe delegar siempre en los mismos miembros del equipo. Es bueno dar oportunidades, involucrar a gente nueva y luego reconocer sus méritos. La repartición del trabajo y la transferencia de conocimiento (es decir, aprender unos de otros) fortalece el equipo.
  4. Comunicar correctamente. Se trata de transmitir clara y completamente la información que se requiere para abordar la tarea delegada, así como la forma de gestionar los resultados. En general, si no puedes explicar algo bien es que no has acabado de entenderlo. A lo mejor no es necesario entenderlo del todo, pero sí hay que tener claro en qué consiste el trabajo y cuál es el alcance. Las herramientas de comunicación son poderosas si se utilizan bien, pero pueden ser un enredo en caso contrario. No hay que ahorrar esfuerzos comunicando, aclarando, repitiendo, insistiendo, comprobando. La responsabilidad de que el mensaje se entienda es del emisor, no del receptor.
  5. Delegar de forma distinta. No siempre es posible hacerlo del mismo modo, y ello depende fundamentalmente de dos factores: las características del trabajo y la persona a quien se transmite la responsabilidad de acometerlo. En función de lo anterior se establecen diferentes niveles de autoridad y mecanismos de monitorización. Un artículo interesante: Understanding the four levels of delegation when managing people in business, que divide en cuatro niveles el alcance que puede tener la delegación de tareas.

Por último, la intervención de Martin Varsavsky en LeWeb London 2012, donde explica cómo gestiona su tiempo, y remarca: “When you delegate, you say goodbye to decision making but it’s the only way to buy back your time.