Aprender a delegar (II): 5 cosas que debes asumir cuanto antes

La delegación está en la base del trabajo en equipo y los grandes proyectos: es una herramienta útil para involucrar y motivar a otros miembros del equipo, y también es la única forma conocida de comprar tiempo. Un buen gestor debe interiorizar, asumir cuanto antes cinco cosas totalmente necesarias a la hora de delegar eficientemente

  1. Ser humilde. Hay que aceptar que uno no puede hacerlo todo, aunque sepa, y probablemente tampoco sabrá de todo. Además, en muchas ocasiones  no se trata de no estar preparado para resolver una tarea, sino de reconocer que otra persona lo puede hacer más eficientemente. Empeñarse en acometer tareas que otros realizarían mejor o en menos tiempo es a menudo una irresponsabilidad.
  2. Renunciar a algo. Quien delega debe asumir que las tareas no serán implementadas tal cual lo imaginó o del mismo modo en que lo hubiera hecho él. Dar libertad a alguien significa reconocer que siempre hay una pérdida de control o precisión, un pequeño desacuerdo. La tarea de quien delega es sentar las bases para que esa diferencia sea aceptable.
  3. Repartir bien el trabajo. En lo posible, no se debe delegar siempre en los mismos miembros del equipo. Es bueno dar oportunidades, involucrar a gente nueva y luego reconocer sus méritos. La repartición del trabajo y la transferencia de conocimiento (es decir, aprender unos de otros) fortalece el equipo.
  4. Comunicar correctamente. Se trata de transmitir clara y completamente la información que se requiere para abordar la tarea delegada, así como la forma de gestionar los resultados. En general, si no puedes explicar algo bien es que no has acabado de entenderlo. A lo mejor no es necesario entenderlo del todo, pero sí hay que tener claro en qué consiste el trabajo y cuál es el alcance. Las herramientas de comunicación son poderosas si se utilizan bien, pero pueden ser un enredo en caso contrario. No hay que ahorrar esfuerzos comunicando, aclarando, repitiendo, insistiendo, comprobando. La responsabilidad de que el mensaje se entienda es del emisor, no del receptor.
  5. Delegar de forma distinta. No siempre es posible hacerlo del mismo modo, y ello depende fundamentalmente de dos factores: las características del trabajo y la persona a quien se transmite la responsabilidad de acometerlo. En función de lo anterior se establecen diferentes niveles de autoridad y mecanismos de monitorización. Un artículo interesante: Understanding the four levels of delegation when managing people in business, que divide en cuatro niveles el alcance que puede tener la delegación de tareas.

Por último, la intervención de Martin Varsavsky en LeWeb London 2012, donde explica cómo gestiona su tiempo, y remarca: “When you delegate, you say goodbye to decision making but it’s the only way to buy back your time.

Aprender a delegar: 5 pasos básicos y 2 grandes errores

Delegar es una de las tareas más importantes de un directivo. Aprender a delegar correctamente puede hacer el trabajo mucho más productivo y satisfactorio, especialmente el de cualquiera que ostente un cargo de responsabilidad. No todos los directivos son capaces de hacerlo con eficacia, y a menudo se cometen fallos que llevan a malos resultados en cadena.

Los dos errores más típicos y frecuentes al delegar son los siguientes:

  • Negarse a hacerlo. Actitud típica de quien necesita tener control absoluto de todo y no muestra confianza suciente en nadie. Ocurre también en quienes ejercen un liderzgo autocrático o en esos responsables de proyecto que han tenido una mala experiencia delegando trabajo. En muchos casos, los fracasos del pasado radican en que el directivo que delega espera del responsable de la tarea que se comporte como un clon suyo, planificando, analizando, ejecutando tareas exactamente igual que lo haría él.
  • Delegar y olvidar. El error más triste. Delegar no es endosar, sino gestionar. Lo primero conduce a la servidumbre, lo segundo es una fórmula más del trabajo en equipo. Conviene recordar que la persona que delega sigue siendo la responsable final de la decisión de delegar y del trabajo resultante. Asignar tareas y no hacer nada más (seguimiento, evaluación de resultados, etc.) es un error grave. Las causas puede ser múltiples: falta de organización, mala comunicación, irresponsabilidad o falta de capacidad de gestión.

El sencillo esquema de cinco pasos básicos para delegar eficazmente:

  1. Explicar bien la tarea que se delega: paquete de trabajo, importancia, contexto, herramientas necesarias, actores involucrados, riesgos, etc.
  2. Definir bien el alcance de la tarea: qué decisiones se delegan completamente, cuáles se consultan y qué asuntos no se consideran.
  3. Definir entregables concretos: evitar ambigüedades, indeterminaciones y sorpresas desagradables.
  4. Establecer hitos de control.
  5. Hacer una crítica constructiva: refinar el proceso, destacar lo que ha salido bien y analizar los que se debe mejorar.

Como conclusión, las palabras del 50º presidente de los Estados Unidos, Ronald W. Reagan:

Surround yourself with the best people you can find, delegate authority, and don’t interfere as long as the policy you’ve decided upon is being carried out.

Es decir: rodéate de los mejores y delega en ellos.