Qué es (y qué no es) un proyecto

Resulta curioso comprobar que muchas de las personas que trabajan en proyectos, de cualquier tipo, no son capaces de explicar con sencillez y claridad qué es un proyecto. Trabajan en uno, manejan sus recursos y asumen sus objetivos, pero no conocen ninguna definición de proyecto y les resulta complicado elaborar una en dos líneas.

Hay varios textos a los que generalmente se acude. La norma ISO 10006 define un proyecto como “un proceso único, que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos y requerimientos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, coste y recursos”. Demasiado larga y detallada.

El estándar británico PRINCE2 define un proyecto como “un entorno de gestión que es creado con el objeto de entregar uno o mas productos de acuerdo a un plan de negocio dado”. Más acertada que la anterior, pero sin entrar en el concepto fundamental de unicidad del objetivo del proyecto.

La guía PMBOK del Project Management Institute aporta la mejor definición, por su contenido y brevedad:

Un proyecto es un esfuerzo de carácter temporal llevado a cabo con objeto de crear un producto o servicio único.

De las definiciones anteriores podemos deducir algunas de las características generales de un proyecto:

    • Consta de más de una tarea o actividad, seguramente estructuradas en fases y bloques de trabajo.
    • Son necesarios mecanismos de control y planificación para gestionar correctamente objetivos, requerimientos, actividades y recursos.
    • De carácter temporal: nace con una vida determinada y, por tanto, debe tener fechas de inicio y finalización.
    • Su objetivo es proporcionar un producto o servicio concreto y distinto. Éste es quizá uno de los puntos que más confusión crean. Por ejemplo: la construcción de los edificios de dos colegios puede llevarse a cabo con los mismos planos o materiales, pero se trata de dos proyectos con entidad propia debido a que cada producto final será único (distinta localización, elementos de diseño, dirección, constructor, proveedores, etc.).

Operaciones: qué no es un proyecto

Es un error frecuente el confundir proyectos con operaciones. Las operaciones se caracterizan por ser continuas y permanentes, en contraposición al carácter temporal (comienzo y finalización determinados) de los proyectos. Un proyecto es un trabajo que empieza y acaba y que responde a una necesidad concreta -y probablemente estratégica- del negocio. Las operaciones son un continuo que permite el funcionamiento de la organización a lo largo del tiempo. Proporcionan regularmente el mismo tipo de producto o servicio; por ejemplo, operaciones de producción en una fábrica, mantenimiento de sistemas industriales o prestación del servicio de firma electrónica en una organización TI.

La cuarta edición del PMBOK explica en su apartado 1.5 que los proyectos pueden converger con las operaciones en determinadas situaciones, fundamentalmente entre fase y fase de un proyecto, cuando se mejoran productos o servicios existentes o al incorporar otros nuevos. Todo ello puede implicar un trasvase de información, conocimiento y artefactos varios del proyecto a la gestión de operaciones (o al revés). Por ejemplo: formación, manuales, buenas prácticas, canales de comunicación o contactos.

En numerosas ocasiones se sigue denominando proyecto a aquello que resulta ser una mera gestión de operaciones. No dejará de ser un error por mucho que las tareas, en ocasiones pequeñas, abundantes, repetitivas, técnicamente complejas… supongan una elevada carga de trabajo y guarden relación con un producto o servicio que, en su momento, representó el objetivo de un proyecto.