Por qué es importante planificar la llegada de un nuevo miembro al equipo

Cuando se detecta la necesidad de contratar a una persona son muchos los procesos que, formal o informalmente, se disparan en la empresa. A menudo se dedican grandes esfuerzos al proceso de selección, considerando de vital importancia fichar a quien mejor cumple con los requisitos del puesto y el resto de condicionantes (económicos y de otro tipo). Sin embargo, no siempre se valora suficientemente el proceso de incorporación, es decir, la planificación de lo que ocurre inmediatamente después de contratar a un empleado.

Todo el mundo recuerda su primer día de trabajo. Para bien o para mal, las primeras impresiones tienen un impacto elevado y se retienen para siempre. Por muchas semanas, meses, años que transcurran, la imagen que se tiene de la empresa, el equipo, el director del proyecto, etc., permanece fuertemente condicionada por su papel en aquellos primeros momentos. Por tanto, parece conveniente estar preparados para recibir a un nuevo miembro del equipo, y esto no ocurrirá hasta que se le conceda al proceso de incorporación la importancia y el formalismo que merece. Por ejemplo, desarrollando lo que podría denominarse plan de incorporación de personal. Algunos de sus beneficios son los siguientes:

  • Proteger y mejorar la imagen de la empresa, el equipo y el proyecto.
  • Evitar consecuencias negativas a largo plazo.
  • Contribuir a la retención de personal.
  • Minimizar el tiempo de aprendizaje.
  • Favorecer la adaptación a la cultura local.
  • Crear un primer vínculo con el empleado, que es importante y merece esa dedicación.

Cómo debe elaborarse un plan de incorporación de personal depende de la empresa, el equipo y el proyecto. En algunas organizaciones el departamento de recursos humanos cuenta con un plan y, con mayor o menor detalle, lo pone en práctica con cada incorporación. Estas actuaciones suelen incluir explicaciones sobre el funcionamiento general de la empresa, la cultura de la organización, los espacios comunes, algunas presentaciones informales y otras cuestiones transversales. Aunque esto pueda ahorrar esfuerzo al director de proyecto, cada equipo de trabajo acaba desarrollando con el tiempo su propia cultura local, por lo que es indispensable elaborar un plan de incorporación a nivel de equipo y proyecto, algo que en muchas ocasiones no se contempla. Es por ello que se puede estudiar cómo elaborar el plan y cómo documentarlo (sistemas de información, procesadores de texto, hojas de cálculo, correo electrónico, papel…), pero no se trata de un asunto crítico: lo fundamental es, como casi siempre, tener un plan y aplicarlo con rigor.