Métodos de comunicación según PMBOK (PMI – PMP)

En este artículo te explico los distintos métodos y tipos de comunicación que define la guía PMBOK, y que debes conocer si quieres presentarte al examen de la certificación PMP. Son conceptos muy sencillos y con la información que te dejo aquí es suficiente de cara al estudio. Este artículo, que tienes también en vídeo, lo escribí para los alumnos del mooc de introducción a la certificación PMP.

En el área de conocimiento de gestión de las comunicaciones la guía PMBOK reconoce que son muchos los métodos de comunicación que pueden emplease para compartir información entre los interesados de un proyecto. Sin embargo, identifica tres categorías en las que pueden clasificarse prácticamente todos los métodos de comunicación:

  1. En primer lugar, la llamada comunicación interactiva, donde dos o más participantes realizan un intercambio de información multidireccional, siendo Ésta la forma más eficiente de asegurar que el mensaje es entendido por todos los participantes. En la comunicación interactiva suelen estar consideradas las reuniones, llamadas de teléfono, mensajería instantánea, etc.
  2. Por otro lado, la comunicación push es utilizada para enviar información a determinados interesados que necesitan recibirla. Es una forma de distribución de la información que facilita la entrega masiva pero no asegura completamente ni que la entrega fue exitosa ni que el mensaje fue correctamente entendido por todos. Métodos de comunicación como el correo electrónico, las cartas, informes, o notas de prensa son considerados métodos de comunicación push.
  3. Por último, la comunicación pull se usa para transmitir grandes volúmenes de información, generalmente dirigidos a audiencias muy amplias. Normalmente es necesario que los destinatarios de la información accedan al contenido por propia iniciativa. Entre estos métodos de comunicación se encuentran las bases de datos de lecciones aprendidas, los repositorios de información, los portales de Intranet, etc.

Recordemos que la comunicación no deja de ser la tarea de tender un puente entre distintos interesados del proyecto, y esto se debe hacer ateniendo a las diferentes dimensiones de la comunicación que identifica PMI. Así, la comunicación puede ser interna, dentro del proyecto, o externa, cuando se comunica hacia fuera, a clientes, medios de comunicación, público general, etc. También debe considerarse la comunicación en su dimensión vertical, cuando se da hacia arriba y hacia abajo involucrando a múltiples niveles de la organización, o de modo horizontal, entre colegas y personas con responsabilidad similar.

Asimismo, la comunicación puede ser verbal o escrita. Será escrita y formal cuando gestionemos asuntos complejos y críticos, como en contratos, el plan de dirección o el acta de constitución del proyecto. Será escrita e informal en la gestión del día a día, en correos electrónicos o notas. Por último, la comunicación verbal puede ser formal, como en presentaciones, seminarios y charlas, o informal, como en reuniones, conversaciones y comentarios sin mayor protocolo.

Es responsabilidad del director del proyecto y los miembros del equipo del proyecto, y con carácter general del emisor del mensaje, establecer qué método es el más adecuado para comunicar en función del momento, los interesados y la información que se desea transmitir.