Aprender a delegar: 5 pasos básicos y 2 grandes errores

Éste es el primero de dos artículos sobre delegación de tareas y gestión de equipos. Puedes leer la continuación de este texto: Aprender a delegar (II): 5 cosas que debes aprender cuanto antes.

Delegar es una de las tareas más importantes de un directivo. Aprender a delegar correctamente puede hacer el trabajo mucho más productivo y satisfactorio, especialmente el de cualquiera que ostente un cargo de responsabilidad. No todos los directivos son capaces de hacerlo con eficacia, y a menudo se cometen fallos que llevan a malos resultados en cadena.

Los dos errores más típicos y frecuentes al delegar son los siguientes:

  • Negarse a hacerlo. Actitud típica de quien necesita tener control absoluto de todo y no muestra confianza suficiente en nadie. Ocurre también en quienes ejercen un liderazgo autocrático o en esos responsables de proyecto que han tenido una mala experiencia delegando trabajo. En muchos casos, los fracasos del pasado radican en que el directivo que delega espera del responsable de la tarea que se comporte como un clon suyo, planificando, analizando, ejecutando tareas exactamente igual que lo haría él.
  • Delegar y olvidar. El error más triste. Delegar no es endosar, sino gestionar. Lo primero conduce a la servidumbre, lo segundo es una fórmula más del trabajo en equipo. Conviene recordar que la persona que delega sigue siendo la responsable final de la decisión de delegar y del trabajo resultante. Asignar tareas y no hacer nada más (seguimiento, evaluación de resultados, etc.) es un error grave. Las causas pueden ser múltiples: falta de organización, mala comunicación, irresponsabilidad o falta de capacidad de gestión.

El sencillo esquema de cinco pasos básicos para delegar eficazmente:

  1. Explicar bien la tarea que se delega: paquete de trabajo, importancia, contexto, herramientas necesarias, actores involucrados, riesgos, etc.
  2. Definir bien el alcance de la tarea: qué decisiones se delegan completamente, cuáles se consultan y qué asuntos no se consideran.
  3. Definir entregables concretos: evitar ambigüedades, indeterminaciones y sorpresas desagradables.
  4. Establecer hitos de control.
  5. Hacer una crítica constructiva: refinar el proceso, destacar lo que ha salido bien y analizar los que se debe mejorar.

Como conclusión, las palabras del 50º presidente de los Estados Unidos, Ronald W. Reagan:

Surround yourself with the best people you can find, delegate authority, and don’t interfere as long as the policy you’ve decided upon is being carried out.

Es decir: rodéate de los mejores y delega en ellos.