6 razones por las que debes documentar tus proyectos

La literatura sobre dirección de proyectos está plagada de referencias a los distintos tipos de artefactos documentales (es decir, documentos) que deben producirse durante el ciclo de vida de un proyecto. El planteamiento teórico es bastante completo. La práctica revela que una gran parte de los proyectos, especialmente los relacionados con las tecnologías de la información, no se documentan suficientemente.

Resulta curioso que sea precisamente en el mundo TI donde se adolezca de falta de documentación, teniendo en cuenta que la interrupción del servicio en una organización TI puede llegar a detener por completo las operaciones de la organización. La causa de este problema radica en menospreciar la buena documentación y, una vez más, en la falta de rigor metodológico.

Hay seis razones fundamentales para documentar correctamente un proyecto:

  1. Importancia metodológica. Las personas que forman parte del desarrollo de un sistema o herramienta son en principio las más adecuadas para documentar los procesos, ya que han participado en su definición, creación, pruebas y puesta en producción. Sin embargo, muchos desarrolladores son generalmente reticentes a realizar tareas de documentación, por varias razones:
    • No entienden su importancia metodológica.
    • No consideran esa tarea propia de su campo de conocimiento y profesión.
    • No creen que pueda ser un mérito para su curriculum o su carrera profesional.

    Por tanto, y dado que esta actitud negativa es bastante común, un desarrollador capaz de redactar buena documentación es un activo importante para el equipo.

  2. Importancia práctica. Hay quien realmente considera útil y valiosa la documentación. A los clientes, usuarios finales y equipos de soporte les gusta la documentación, y obtienen de ella un beneficio obvio. Los directores de proyecto, generalmente con una visión más amplia y completa del proyecto, no sujeta a condicionantes técnicos exclusivamente, entienden la necesidad de documentar y fomentan las tareas de documentación desde el inicio de los proyectos.
  3. Comunicación. En algunas ocasiones es posible que no todos los interesados o stakeholders de un proyecto sean accesibles para un técnico, un analista o un director de proyecto. Por ejemplo, en roles de muy alto nivel o en equipos de trabajo de gran tamaño. En estos casos, el único método de comunicación formal es la documentación.
  4. Reputación. El equipo de soporte (helpdesk) debe contar con documentación, y ésta debe ser completa y estar actualizada. Lo contrario puede afectar a la resolución de problemas, dificultando o impidiendo un buen servicio de atención al cliente o usuario final. Lo más importante aquí es el posible perjuicio para la imagen del equipo o la organización.
  5. Transferir el conocimiento. Las transiciones son siempre más sencillas con buena documentación. Un cambio de proveedor, cliente o de miembros del equipo puede ser mucho más costoso sin documentación. Se facilita la formación reglada y la transferencia de conocimiento, así como la reducción de contingencias por dependencias de personal.
  6. Contingencias. Cuando se producen contratiempos graves, el tiempo de restauración de los sistemas y procesos es uno de los elementos más críticos. La documentación acorta los periodos de recuperación y contribuye corregir los errores de modo más eficiente.

¿Cuáles son tus consejos para documentar un proyecto?

Photo credit: Theen Moy